QUANDO AS COISAS DÃO ERRADAS, É MELHOR VOCÊ FAZER ISSO O QUANTO ANTES!

Eu trabalho com gestão de projetos há mais de 25 anos e confesso que uma coisa que me dá frio na barriga até hoje é ter que reportar alguma falha na Gestão do Projeto, como um requisito não considerado ou não atendido, falha no planejamento, na execução, na conclusão ou atrasos por nossa responsabilidade.

Qualquer projeto, independentemente do tamanho, está sujeito a isso. Até mesmo a NASA passa por isso.

Recentemente ela anunciou que o plano de ir à Lua em 2024 foi adiado devido a um atraso no cronograma de desenvolvimento dos trajes espaciais.

Ora, se a NASA, com estrutura e orçamentos bilionários, tem problemas na entrega dos projetos, porque você não pode ter? É claro que seu superior ou seu cliente não querem saber disso.

Mas então, como explicar uma falha na sua gestão de modo que compreendam a situação e isso não traga uma má impressão para seu projeto e para você?

Como e quando recebemos esta informação?

Primeiro é importante analisarmos como recebemos esta informação e como devemos reagir a esta situação.

Como gerente de projetos você deve saber que é responsável pela gestão como um todo e tudo que acontece no seu projeto, de certa forma é sua responsabilidade ou vai ter uma grande parcela.

Portanto não saia de imediato procurando repassar a culpa, mesmo que seja de um membro de sua equipe.

Num primeiro momento sempre vai bater aquela preocupação, um frio na barriga, um nó acima do estômago. Dependendo da situação do gerente de projeto na estrutura da empresa e o relacionamento com a sua liderança hierárquica, pode até sofrer uma pressão pelo medo de ser demitido.

Respire fundo, acalme-se, diga que vai se interar do problema com mais propriedade e tomará as devidas providências necessárias.

Nossa mente é perigosa nesta hora e devemos ter autocontrole para não reagir de forma inadequada ou entrar em pânico por fatores externos que na maioria das vezes fogem ao nosso controle direto.

Nestas horas que provamos nossa inteligência emocional, para saber agir com serenidade e segurança no sentido de resolver a situação e não de buscar culpados, visando se isentar de qualquer culpa.

Analise o problema e defina possíveis soluções

Reuna-se com os principais membros da equipe envolvida no problema e levante primeiro as possíveis consequências e impactos, para que possa analisar e tomar medidas emergenciais, caso necessário.

Você pode utilizar as ferramentas e técnicas adequadas para fazer análise do problema conforme as boas práticas de gerenciamento de projetos do PMBOK.

Uma sugestão muito utilizada é o Diagrama de Espinha de Peixe, de Ishikawa, também chamado de Diagrama de Causas e Efeitos:

1-Defina o problema que será analisado no Diagrama de Ishikawa.

2-Crie a espinha de peixe com os espaços para as causas.

3-Faça uma reunião com sua equipe ou os envolvidos no problema.

4-Divida as causas do problema por categorias.

5-Defina as subcausas se necessário.

6-Faça uma análise completa e defina ações.

Discuta com os envolvidos as possíveis soluções e seus impactos no projeto.

Havendo necessidade de aprovação destas medidas corretivas busque apoio necessário para implementá-las.

Comunique e implemente as medidas necessárias para correção, oficialize estas medidas a todos os envolvidos de acordo com o plano de comunicação do seu projeto.

-Identificada as devidas responsabilidades, é uma falha da equipe de projeto?

É hora de dar um feedback de desenvolvimento aos envolvidos na falha ou mesmo uma auto-reflexão do que poderá melhorar num próximo projeto para que esta mesma falha não venha a ocorrer novamente.

-É uma falha de informação ou requisito do cliente?

Estabelecer os ajustes necessários, inclusive contratuais se for o caso.

Lições Aprendidas

Tão importante quanto tomar as medidas e ações necessárias para a correção e retomada da normalidade do projeto, é a necessidade de se analisar as causas e efeitos para registrar estas lições aprendidas.

Havendo necessidade de treinamento, providenciá-los ou sugerir inserção no planejamento do RH.

Utilizar estes conhecimentos para o próximo planejamento de projeto.

Muitas vezes nos deparamos com impacto de riscos totalmente imprevisíveis para aquele tipo de projeto. Incluir este tipo de risco no próximo planejamento.

Conclusão

Certamente irá se deparar muitas vezes com estas situações e é muito importante estar preparado emocionalmente para saber lidar com cada uma delas, mantendo o autocontrole, não se deixar levar pela emoção do momento, que muitas vezes vem carregado de cobranças e exaltação dos ânimos.

Você como um gerente de projeto está preparado e tem conhecimento e ferramentas para tratar o assunto com técnica e processo.

Preparado emocionalmente, você certamente saberá analisar a situação e buscará a melhor solução, utilizando método e processos, não deixando que o stress domine ou te leve a tomar decisões precipitadas, sem a devida serenidade e segurança que este momento exige.

 

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E se faz sentido para você e gostaria levar a outras pessoas que goste e queira fazer a diferença em suas vidas, compartilhe esta reflexão. Muito obrigado!!!