Gestão de projetos em Home-Office. Problema ou Solução?

O home office, forma usual de denominar o teletrabalho, o trabalho fora do ambiente da empresa, apresenta desafios para os modelos tradicionais de gestão de projetos e para a legislação referente às relações de emprego. Por isso, apesar de regulamentada no Brasil desde 2011 e favorecida pelo desenvolvimento das tecnologias de informação e comunicação, sua adoção ainda era tímida até o início de 2020, com o início da pandemia: estima-se que menos de 3% dos assalariados no mundo trabalhavam de casa, segundo relatório da Eurofund e Organização Internacional do Trabalho (OIT). Principalmente na área de TI, onde este movimento se apresentava com mais frequência. E se levarmos em consideração que a maioria de meus projetos eram empreendimentos cujas obras aconteciam fora de Curitiba, posso dizer que já trabalhava a muito tempo, de certa forma, com o trabalho remoto mesmo parcial durante os períodos em que visitava estas referidas obras.

Mas quando tomamos sua definição de forma mais precisa, considerando o seu local normal de trabalho, podemos definir em 03 tipos: Presencial, Home Office e Híbrido.

Presencial

-Quando o trabalho é desenvolvido exclusivamente no ambiente de trabalho (escritórios), seja na empresa sede ou mesmo no local da obra, quando falamos de projetos de infraestrutura.

Home Office

-Quando o trabalho é desenvolvido integralmente fora do ambiente de trabalho de forma remota, que pode ser em sua própria casa ou outro local de sua escolha fora do ambiente de trabalho.

Híbrido

-Quando o trabalho é desenvolvido parte no ambiente de trabalho e parte em casa ou outro lugar escolhido que não seja o seu ambiente de trabalho típico.

 

Principalmente no ambiente de gerenciamento de projetos, sugiram muitas dúvidas no início da pandemia, quando as empresas se viram forçadas a adotarem o home office, para não ter que parar por completo suas operações e seus respectivos projetos em andamento. Daí começaram as dúvidas:                 

-Como fazer essa gestão a distância?

-Como saber que meu subordinado está trabalhando?

-E se as pessoas não entregarem a sua tarefa dentro do prazo, como vou contornar essa situação?

-Como liderar uma equipe em um ambiente “não controlado”?

 

Na realidade o que se tem constatado e verificado em pesquisas ou simplesmente no contato entre profissionais que passaram ou ainda estão vivenciando estas experiências, mesmo que parcialmente, é em muitos casos a derrubada dos principais tabus relativo ao home office.

Conforme uma pesquisa feita pela FIA – Fundação Instituto de Administração, com gestores técnicos de nível superior e professores, os resultados sinalizam um grande potencial para a expansão do trabalho remoto com alguma variação entre setores, apontando em torno que 70% gostariam de continuar trabalhando de casa quando voltarmos à normalidade. Mesmo em um contexto de crise sem precedentes, esta pesquisa aponta altos níveis de satisfação com o trabalho em casa e uma percepção de que o desempenho foi impactado positivamente com a modalidade do home office, não afetando o comprometimento organizacional do público pesquisado, que continua com altos patamares.

Vantagens

Destacaram-se as seguintes vantagens entre a maioria dos profissionais que tem praticado o Home Office:

-O ambiente doméstico é percebido como saudável e seguro, sendo favorável para o equilíbrio entre vida pessoal e trabalho.

-Melhoria na Gestão do Tempo uma vez que se aproveita o que seria gasto em deslocamento, melhorias no cuidado com a saúde física, flexibilidade para determinar o melhor horário de trabalho e o equilíbrio entre as necessidades da empresa e pessoais.

-Melhoria nas relações com os respectivos líderes, que são obrigadas a estabelecer metas e indicadores para monitorar a performance e os resultados, desta forma dá mais liberdade aos seus liderados para que encontrem a melhor forma e mais equilibrada de obter estes índices e os respectivos resultados.

-Em sua grande maioria apresenta uma elevação dos níveis de comprometimentos com a empresa, aumentando de forma significativa a percepção de dedicação em cumprir com a sua missão.

-O Home Office trouxe uma melhoria muito grande no que tange ao treinamento e capacitação, com ferramentas que conseguem unir aqueles que tem o conhecimento a um número cada vez maior de interessados em adquirir este conhecimento e capacitação.

-Mesmo que o trabalho tenha que ser realizado numa extensão da jornada em algumas vezes, esta sensação de liberdade traz muita satisfação no trabalho realizado, causando mais motivação e uma sensação de aumento de performance por ter aquele seu trabalho concluído.

-Redução de custos em várias áreas da empresa, principalmente nos deslocamentos em viagens, estrutura física, imobilizado, etc.

Desvantagens

-Quando não se tem uma assessoria da empresa para adequar o local de trabalho em casa, podemos ter situações complicadas, principalmente com relação a ergonomia, ruídos e falta de infra-estrutura, que pode interferir negativamente no trabalho, ou até mesmo prejudicando a saúde ou a sua performance.

-Extensão demasiada da jornada de trabalho quando não se tem um planejamento, disciplina e controle adequado de suas atividades. Muitas vezes a sensação de ter o dever cumprido extrapola pela facilidade de continuar trabalhando e não necessitar se mobilizar, podendo ser prejudicial quando isto ultrapassa os limites e frequência aceitáveis, prejudicando sua saúde física e mental.

-Interferência de familiares ou terceiros quando esta situação de trabalho em casa não é bem definida ou aceita pelos demais, prejudicando assim a sua concentração, performance e a obtenção dos resultados esperados.

-Os profissionais mais jovens sentem-se menos preparados para trabalhar em home office e têm maior dificuldade para gerir o tempo nessa modalidade de trabalho, o que prejudica seu desempenho e muitas vezes causam uma sensação de abandono pela falta de proximidade de sua liderança e/ou daquele que considera o seu mentor no ambiente corporativo.

-Uma das maiores perdas apontadas em pesquisas é o isolamento físico que ocasiona a perda rotineira de interações na jornada diária do ambiente de trabalho, onde acontece os relacionamentos saudáveis e network necessários ao desenvolvimento de carreira e crescimento do profissional, inerente ao ambiente corporativo. Embora ainda não se tem uma precisão desta perda, ainda é um dos fatores mais negativos apontados pela grande maioria dos estudos sobre o home office.

-Os eventos presenciais de cada segmento (Congressos, Câmaras Setoriais, Etc.) tende a diminuir mesmo depois da nova normalidade e isto acredito que será também um dos itens prejudiciais deste novo normal, porque o network gerado nestes eventos, proporcionados pelo encontro presencial daquele profissional que você, até então só falava pelo telefone e agora pelos encontros online, dificilmente poderão ser igualado ou trazer os mesmos resultados na forma virtual.

-Atividades mais operacionais têm mais dificuldades para estabelecer o trabalho em home office.

-No caso de obras de infraestrutura nunca teremos uma forma de trabalho 100% remota, uma vez que a própria natureza do trabalho exige que visitas periódicas de acompanhamento, monitoramento e aceitação de cada etapa, sejam realizadas para uma conclusão efetiva do empreendimento.

Ferramentas

O que se demonstrou muito claro neste período de pandemia foi um crescimento muito grande de algumas ferramentas de trabalho que facilitaram ou mesmo incentivaram muito o trabalho em Home Office, as quais podemos citar alguns bons exemplos:

ZOOM / GOOGLE MEET – Softwares de comunicação que permitem reuniões, treinamentos e suporte de forma online, reunindo pessoas de lugares muito distantes num mesmo local, desde que que possuam uma conexão pela internet.

ONEDRIVE / GOOGLE DRIVE / DROPBOX – Softwares de compartilhamento de arquivos que facilitam muito o acesso e o trabalho remoto e compartilhado.

TRELLO / TEAMS / ASANA – Aplicativos ótimos para te ajudar na gestão dos projetos. Funciona como um organizador que permite a criação de quadros, listas e cartões. Através dele você pode organizar e priorizar seus projetos de uma forma simples.  Além disso, você pode dividir as tarefas com seu time e adicionar comentários, anexos e datas de entrega nos cartões. O foco é  facilitar a comunicação e controles na execução de tarefas.

ADOBE / NITRO / CLICKSIGN – Para finalizar e assinar documentos a serem compartilhados.

WHATSAPP / SKYPE / TELEGRAM – Softwares com video chamadas e mensagens instantâneas que facilitaram muito a comunicação individual e em grupos.

Conclusão

Estava atuando como Diretor de projetos de um Consorcio que fiscalizava os trabalhos de vários outros consorcio de construção de rede urbana para a ANDE, na cidade de Assunção, no Paraguai.

Em Março/20 tivemos que nos adaptar rapidamente a esta nova condição, com toda a operação voltando ao normal já no início de abril/20 e eu no Brasil, atuando remotamente até conseguir uma liberação especial do governo do Paraguai, visando a minha volta.

Isso só aconteceu no início de Julho/20. Mesmo não tendo tempo de planejar e nos preparar para esta situação, conseguimos passar por esta situação.

Foi muito importante a tecnologia e ferramentas já citadas neste artigo, mas principalmente por ter realizado um trabalho prévio e contínuo de formação dos profissionais que atuavam na minha equipe, com capacitação, inteligência emocional e liderança, onde não faltou motivação e comprometimento para continuar o trabalho de cada um, sem prejudicar o coletivo, mantendo a performance e os resultados independente dos problemas em estávamos vivenciando.

Mesmo apontada como uma mudança que veio para ficar, o home office ainda é visto como um problema para muitas empresas pela dificuldade de manter sua operação dentro desta nova modalidade, mas inegavelmente até as pequenas já perceberam que não conseguem mais ficar fora desta realidade e estão trabalhando sua cultura e a sua estrutura para se adequar a este novo normal.

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